Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Datenverarbeitung in dieser App ist:

Im Rahmen der App werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

Stamm- und Mitgliedschaftsdaten

• Name, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht
• Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
• Mitgliedsnummer, Eintritts- und ggf. Austrittsdatum
• Abteilungs- und Mannschaftszugehörigkeit, Mitgliedsstatus
• Spielerpass-Nummer (bei Fußballern)
• Qualifikationen (bei Trainern)

Bankdaten (bei SEPA-Lastschriftmandat)

• Kontoinhaber, IBAN, BIC

Abrechnungs- und Finanzdaten

• Hochgeladene Belegfotos (Tank-, Einkaufs-, Materialbelege)
• Aus Belegen automatisch extrahierte Daten: Händler, Betrag, Datum, Posten
• Streckenangaben (Start, Ziel, Kilometer) und zugehörige Geo-Koordinaten

Interaktionsdaten (bei freiwilliger Nutzung von KI-Funktionen)

• Texteingaben im KI-Assistenten „Balli" – nur die durch den Nutzer eingegebenen Inhalte, keine Mitgliederdaten
• Hochgeladene Turnier-Flyer (PDF/Bild) zur automatischen Daten-Extraktion
• Umfrage-Texte (bei freiwilliger Rechtschreibprüfung)

Technische Daten

• IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, verwendeter Browser/Gerätetyp
• Session-/Auth-Cookies (technisch notwendig)

1. Mitgliederverwaltung: Pflege der Mitgliederdaten, Kommunikation mit Mitgliedern
2. Beitragsverwaltung: SEPA-Lastschrifteinzug der Mitgliedsbeiträge
3. Sportorganisation: Einteilung in Mannschaften und Trainingsgruppen, Trainingsplanung, Anwesenheits-Erfassung
4. Platzverwaltung: Koordination der Nutzung von Sportanlagen
5. Kommunikation: Versand von Logins (MFA-Codes), Bestätigungen, Aufgaben- und Termin-Erinnerungen, Vereinsinformationen
6. Spesenabrechnung: Erfassung, automatische Beleg-Analyse und Auszahlung von Auslagen
7. Turnier-Verwaltung: Anmeldung und Organisation auswärtiger Turniere, automatische Flyer-Erkennung
8. Niederschwelliger Support: KI-Chat-Assistent „Balli" für allgemeine Fragen rund um den Vereinsbetrieb

Die App und ihre Datenbank werden bei der Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland) auf einem Cloud-Server in Deutschland gehostet. Mit Hetzner besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Personenbezogene Daten verlassen für das reguläre Hosting die Europäische Union nicht.

Hetzner-Datenschutz: hetzner.com/de/legal/privacy-policy

Zur Erbringung der App-Funktionen setzen wir folgende externe Dienste als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ein:

Weitere Empfänger – nur soweit erforderlich:

• Württembergischer Fußballverband (WFV) – bei Spielerpassanträgen
• Hausbank des Vereins – bei SEPA-Lastschriften

Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nicht, es sei denn, Sie haben ausdrücklich eingewilligt oder es besteht eine gesetzliche Verpflichtung.

Die Anbieter OpenAI und Anthropic haben ihren Hauptsitz in den USA. Eine Übermittlung personenbezogener Daten in die USA erfolgt daher, wenn Sie freiwillig:

• ein Belegfoto zur automatischen Analyse hochladen
• einen Turnier-Flyer zur OCR-Erkennung hochladen (Fallback)

Die Übermittlung erfolgt auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Die Anbieter haben sich vertraglich verpflichtet, die übermittelten Daten nicht zum Training ihrer KI-Modelle zu verwenden. Bild- und Textdaten werden ausschließlich zur Erbringung der angefragten Analyse verwendet und nach Verarbeitung gelöscht (typischerweise innerhalb von 30 Tagen).

Resend hat den Hauptsitz in den USA, betreibt seine Mail-Server jedoch auf Cloudflare-Infrastruktur in der Europäischen Union; eine US-Datenverarbeitung findet daher faktisch nicht statt.

Mistral AI sitzt in Frankreich; es findet kein Drittlandtransfer statt.

Die folgenden Funktionen der App nutzen Dienste externer KI-Anbieter:

• Beleg-Foto-Analyse (Spesenabrechnung): Hochgeladene Belegbilder werden zur Erkennung von Betrag, Datum und Händler an OpenAI bzw. Anthropic übermittelt.
• Turnier-Flyer-Erkennung: Hochgeladene PDFs und Bilder werden zur Extraktion der Turnierdaten an Mistral AI (primär) bzw. OpenAI/Anthropic (Fallback) übermittelt.
• Balli-Chat-Assistent: Texteingaben werden an Mistral AI übermittelt, um eine Antwort zu generieren. Es werden keine Mitgliederdaten automatisch mitgesendet.
• Rechtschreibprüfung bei Umfragen: Der eingegebene Umfrage-Text kann optional an Mistral AI zur Korrektur übermittelt werden.

Die Nutzung dieser Funktionen ist freiwillig. Sie können Belege manuell erfassen, Turnierdaten manuell eintragen, den Balli-Chat ungenutzt lassen und die Rechtschreibprüfung überspringen.

Die App verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies für Anmeldung und Sitzungsverwaltung:

Es werden keine Marketing-, Tracking- oder Werbecookies gesetzt. Ein Cookie-Banner ist nicht erforderlich.

Der Zugriff auf Daten innerhalb der App ist rollenbasiert eingeschränkt:

• Vorstand: Vollzugriff auf alle Daten und Funktionen
• Trainer: Zugriff auf zugewiesene Mannschaften/Gruppen, Kontaktdaten, Trainings-Teilnahmen
• Mitglieder: Zugriff auf eigene Daten, Platzbuchungen, Vereinsinformationen

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten, soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit in einem gängigen Format (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, in Baden-Württemberg: Landesbeauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit, Königstr. 10a, 70173 Stuttgart

Konto-Löschung: Eine vollständige Löschung Ihres Benutzerkontos können Sie über die Seite Konto löschen beantragen.

Wir setzen folgende technische und organisatorische Maßnahmen ein:

• Verschlüsselte Datenübertragung (HTTPS/TLS)
• Verschlüsselte Datenspeicherung
• Sichere Passwort-Hashes (bcrypt)
• Zwei-Faktor-Authentifizierung per E-Mail-Code (MFA)
• Rollenbasierte Zugriffssteuerung
• Automatische Session-Timeouts
• Regelmäßige Backups